StudentKelner

De situatie

Het werk van een horeca-personeelspartner bestaat uit veel kleine schakels die allemaal moeten kloppen. Een klant vraagt vijf kelners voor zaterdagavond, die vraag wordt een opdracht met posities, er worden mensen bij gezocht die kunnen én willen, ze werken, hun uren moeten kloppen, en aan het eind krijgt de klant een factuur en de medewerker zijn loon. Bij StudentKelner liep elke schakel via een eigen kanaal: open diensten via WhatsApp en mail, planning in Excel, vervoer en afmeldingen telefonisch, en uren die na afloop handmatig verzameld werden voordat de boekhouding kon factureren.

Het werkte zolang het klein bleef. Maar elke extra klant en medewerker maakte het systeem fragieler: meer appgroepen, meer losse afspraken, meer kans op een gemiste afmelding of een verkeerd doorgegeven uur.

Onze aanpak

We zijn niet begonnen bij een lijst features, maar bij de keten: hoe ontstaat een dienst, hoe raakt hij bezet, hoe wordt er gewerkt, en hoe wordt dat uiteindelijk geld? Zo werd zichtbaar dat het probleem niet in één stap zat, maar in de overdrachten ertussen: elke keer dat informatie van het ene kanaal naar het andere moest, ging er tijd en zekerheid verloren. Daaruit volgde de kern: één systeem als bron van waarheid, met twee gezichten — een app voor de medewerkers op de vloer en een planningsomgeving voor kantoor, die naar dezelfde data kijken.

Het is stap voor stap uitgerold, te beginnen bij planning en communicatie, daarna urenregistratie en accordering, en ten slotte de koppeling met facturatie en de loonadministratie. Zo bleef het bedrijf doordraaien terwijl het oude, versnipperde proces in stukken werd vervangen.

De oplossing

Aan de medewerkerskant staat een React Native-app voor iOS en Android. Medewerkers zien openstaande diensten die bij hen passen, melden zich met één tik aan en geven hun beschikbaarheid door. Per opdracht is er een eigen chat, zodat alle communicatie op één plek staat in plaats van verspreid over appgroepen, en pushmeldingen waarschuwen bij nieuwe diensten en wijzigingen. Ook vervoer zit in dezelfde flow: medewerkers geven aan of ze rijden of meerijden, het systeem koppelt chauffeurs en bijrijders en herberekent de plekken automatisch. Na de dienst registreren ze hun uren direct in de app.

Aan de kantoorkant draait een Laravel-backend met een planningsomgeving in Filament. Kantoor maakt events en posities aan, ziet in één oogopslag de bezetting en plant medewerkers in. Gewerkte uren komen binnen en doorlopen een accorderingsproces met audittrail, zodat elke wijziging herleidbaar blijft. Tarieven, toeslagen en cao-afspraken zitten in het systeem, zodat goedgekeurde uren meteen op de juiste manier doorgerekend worden.

De laatste schakel is geautomatiseerd: vanuit een opdracht maakt het platform de facturatie aan en koppelt die door naar de boekhouding (Snelstart), terwijl de uren in een loonexport richting de salarisverwerking gaan.

Ook de opdrachtgever heeft een eigen plek in het platform. Via een relatie-portaal kijken klanten en floor managers in real time mee naar hun eigen opdrachten: welke diensten staan gepland, wie is er ingepland en hoe staat het met de gewerkte uren. Zo heeft niet alleen kantoor overzicht, maar ook de opdrachtgever zelf, zonder dat daar mailtjes of telefoontjes voor nodig zijn. Onderdelen als evaluaties, opmerkingen, documenten, een FAQ en onboarding maken het geheel af tot één omgeving voor het hele bedrijf.

Het resultaat

Het uitzetten van diensten, de communicatie, het vervoer, de urenregistratie, de accordering en de facturatie lopen nu door één systeem. De keten die eerst over WhatsApp, Excel, telefoon en de boekhouding verspreid lag, is één doorlopend proces geworden, van openstaande dienst tot verstuurde factuur en doorgezette loonuren. Kantoor heeft realtime zicht op de bezetting en de uren, medewerkers hebben alles in één app, en de opdrachtgever volgt zijn eigen opdrachten via het portaal.

Het belangrijkste effect zit in de groei: waar meer klanten en medewerkers het oude proces brozer maakten, schaalt het platform juist mee. StudentKelner kan groeien zonder dat de organisatie eromheen vastloopt.